- Khai sai tên hàng bằng Tiếng Việt
Đây là lỗi tưởng chừng đơn giản nhưng lại thường xuyên khiến lô hàng bị chậm thông quan. Khi tên hàng không phản ánh đúng bản chất, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế, làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.
- Ví dụ: mặt hàng “plastic storage box” nếu khai đơn giản “hộp nhựa” thì chưa đủ, có thể bị nhầm lẫn với hộp nhựa thực phẩm. Nên khai rõ “hộp nhựa đựng linh kiện điện tử, loại nhiều ngăn, hàng mới 100%”.
- Khai sai mã HS code
HS code quyết định mức thuế và chính sách quản lý, do đó việc phân loại sai có thể gây phát sinh truy thu thuế hoặc bị xử phạt. Ngay cả nhân viên nhiều kinh nghiệm vẫn có thể gặp khó khăn với những mặt hàng đặc thù.
- Gợi ý: tham khảo HS code 6 số của nước xuất khẩu, sau đó chọn 2 số cuối theo đúng bản chất hàng hóa theo quy định Việt Nam để tránh sai sót.
- Ví dụ: một lô hàng linh kiện điện tử có bảng mạch in PCB nhập từ Hàn Quốc. HS code 6 số tại Hàn Quốc là 853400. Khi khai tại Việt Nam, nếu chọn nhầm 2 số cuối, chẳng hạn khai 85340099 thay vì 85340010 (theo Thông tư 31/2022/TT-BTTTT), hải quan có thể yêu cầu bổ sung thông tin, áp thuế sai hoặc phạt.
- Điền sai hoặc thiếu thông tin
Sai sót khi nhập dữ liệu trên tờ khai điện tử, chẳng hạn mã loại hình, mã cơ quan Hải quan hay mã doanh nghiệp, có thể khiến tờ khai không được chấp nhận. Đây là lỗi thường gặp nhưng khó sửa vì nhiều trường hợp không được phép khai bổ sung.
- Do đó, cần kiểm tra kỹ các mục bắt buộc trước khi nộp, đặc biệt là loại hình tờ khai, HS code và thông tin doanh nghiệp.
- Chứng từ không nhất quán
Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu thường bao gồm nhiều loại chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, catalogue… Nếu thông tin không đồng bộ (tên hàng, mã hiệu, mô tả) sẽ dễ bị cơ quan Hải quan yêu cầu giải trình, thậm chí bị xử phạt hành chính.
- Giải pháp là đối chiếu chéo giữa chứng từ và nhãn hàng thực tế, đảm bảo tính thống nhất trước khi lập tờ khai.
- Khai sai đơn vị tiền tệ
Dù phần lớn giao dịch quốc tế sử dụng USD, nhưng nhiều trường hợp lại dùng EUR, GBP, JPY hoặc các loại tiền tệ khác. Nếu khai nhầm, việc quy đổi sang VND để khai báo sẽ không chính xác, gây khó khăn cho khâu tính thuế.
- Để hạn chế, cần kiểm tra lại điều khoản thanh toán trong hợp đồng và invoice trước khi lập tờ khai.
- Khai sai nước xuất xứ
Xuất xứ ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và ưu đãi thương mại, vì vậy việc xác định sai có thể gây thiệt hại tài chính hoặc bị từ chối áp dụng C/O. Không nên chỉ dựa trên invoice mà cần kết hợp với nhãn hàng hóa hoặc chứng nhận CO để kiểm chứng.
- Ví dụ: hàng hóa xuất từ Singapore chưa chắc có xuất xứ Singapore, hoặc linh kiện lắp ráp tại EU không đồng nghĩa toàn bộ sản phẩm đều có xuất xứ EU.
- Tên invoice không phù hợp
Với các lô hàng không thanh toán theo loại hình H11, H21, nếu vẫn dùng “Commercial Invoice” có thể bị Hải quan yêu cầu giải trình. Đây là lỗi thường gặp ở doanh nghiệp sử dụng mẫu hóa đơn tự động.
- Cách xử lý: đổi tên hóa đơn thành “Proforma Invoice”, “Customs Invoice” hoặc đơn giản là “Invoice” để phù hợp với loại hình tờ khai.
Vừa rồi Maxway Vina Logistics đã chia sẻ đến bạn về TOP 7 SAI SÓT PHỔ BIẾN KHI LÀM CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU. Hy vọng bạn đã có thêm thật nhiều kiến thức bổ ích.
Liên hệ xử lý trên toàn quốc:
Mr. Tuân: 0913 796 728
Mr. Hưng: 0946 435 615
Mr. Cường: 0913 345 018
Hotline: 0913 704 586
Email: info@maxway.vn
Website: https://maxway.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/Maxway.vn
