THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THÔNG THƯỜNG VÀO VIỆT NAM
Hoạt động xuất nhập khẩu ngày nay có vai trò tích cực thúc đẩy nền kinh tế mỗi quốc gia đặc biệt là đối với các nước đang phát triển (trong đó có Việt Nam). Trong việc cải thiện đời sống kinh tế, thay đổi, phát triển mọi lĩnh vực, nhờ có nhập khẩu mà lượng hàng hóa cung ứng, trao đổi trên thị trường phong phú và đa dạng. Chính vì vậy, nhu cầu nhập khẩu hàng hóa của người dân ngày nay rất lớn. Tuy nhiên, không phải cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng nắm vững những thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
Bài viết này, Maxway Vina sẽ cung cấp đến bạn đọc những thủ tục nhập khẩu hàng hóa thông thường vào Việt Nam
Thủ tục nhập khẩu hàng hóa thông thường gồm 9 bước:
Bước 1: Chủ động đặt lịch tàu hoặc tìm đại lí forwarder
Trước khi muốn nhập một loại hàng hóa nào đó, người mua cần tìm hiểu nguồn hàng chất lượng, uy tín từ nước xuất khẩu, người mua có thể tham khảo trên các trang TMDT như Amazon, Alibaba,… Người mua có thể yêu cầu người bán gửi mẫu về để test, làm công bố tùy theo mặt hàng. Người mua cần tìm hiểu rõ qui định thủ tục hải quan nước nhập về mặt hàng đó yêu cầu cần làm những giấy tờ gì để có thể nhập khẩu.
Sau khi tìm được nguồn hàng, người mua và người bán sẽ thương lượng, đàm phán các điều kiện trên hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), đặc biệt là điều kiện giao hàng theo incoterm nào vì sẽ chia rõ ra các trách nhiệm, chi phí của từng bên, qui cách đóng gói, dán nhãn, thời gian giao hàng, thời gian và phương thức thanh toán,… Tuy nhiên, incoterm chỉ là tập quán mua bán quốc tế chứ không phải luật lệ nên người bán và mua có thể thương lượng về trách nhiệm và chi phí chi trả miễn đáp ứng nhu cầu của mỗi bên.
Thông thường đối với hàng nhập người mua sẽ sử dụng điều kiện EXW và FOB, FCA, người mua sẽ chủ động book tàu, máy bay để vận chuyển hàng, cần phối hợp với shipper để kịp ra hàng theo lịch tàu đã book. Tuy nhiên tùy theo từng điều kiện incoterm mà shipper hay consignee sẽ chi trả local charge đầu xuất, nhập…
Trước khi book tàu, người mua cần lưu ý xác định được những thông tin sau:
-
- Cảng đi, cảng đến (đường biển), sân bay
- Tên hàng, nếu hàng nguy hiểm cần có MSDS, Certificate of Safety vì có một số mặt hàng nhạy cảm hãng tàu sẽ không nhận vận chuyển.
- Đối với hàng lẻ (đường biển và đường hàng không) cần có kích thước, số lượng, trọng lượng kiện hàng. Đối với hàng cont cần các định 20GP/40GP/40HC (cont khô, cao); 20RF/40RF (cont lạnh) cần biết được nhiệt độ, trọng lượng cont… Lưu ý là dù cont 20” hay 40” chỉ nên đóng hàng nhiều nhất là 25 tấn.
- Thời gian hàng ready để book được lịch phù hợp, phối hợp với người bán thúc đẩy tiến độ ra hàng, tránh trường hợp cancel booking ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nếu hàng vận chuyển thời gian dài, người mua cần chủ động mua bảo hiểm cho hàng hóa phòng hờ các rủi ro không mong muốn.
Bước 2: Chuẩn bị các giấy phép, thủ tục hải quan yêu cầu đầu nhập khẩu tùy từng mặt hàng
Tùy vào từng loại hàng, mã hàng (hscode) mà người nhập khẩu cần làm các thủ tục theo qui định của Nhà Nước mới được nhập khẩu, tránh tình trạng hàng đã cập bến mới phát hiện thiếu sót mới đi làm sẽ mất nhiều thời gian, gây ra chi phí phát sinh DEM, DET không đáng có.
Xin giấy phép nhập khẩu nếu có (import licence)
Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu thì bỏ qua bước này.
Đối với các mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu (ví dụ: nhập trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống, v/v, bạn cần chú ý các chi tiết sau: Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – ban hành kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính Phủ.
Thông thường thời gian xin giấy phép (ở Cục hoặc Bộ) là từ 7 đến 10 ngày làm việc, nếu đơn vị không có người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp qua bưu điện nên cộng thêm thời gian gửi thư.
Đối với hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.
Giấy phép kiểm dịch thực vật, động vật, làm công bố hợp qui, phân loại thiết bị y tế (đối với mặt hàng y tế), đăng kiểm, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm,… tùy yêu cầu từng loại hàng.
Bước 3: Theo dõi tiến độ đóng hàng đầu xuất khẩu
Mặc dù việc đóng hàng là trách nhiệm của bên xuất khẩu, nhưng để tránh những rủi ro không mong muốn làm ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng, người mua nên chú ý kiểm tra và nhắc nhở người bán chuẩn bị hàng và xếp hàng lên tàu đúng thời điểm.
Nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì. Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho hãng tàu. Đối với hàng đông lạnh, phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
Trước khi đóng hàng: Shipper cần kiểm tra, chụp hình cont rỗng trước khi đóng hàng nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì.
Kiểm tra số cont/seal: khi hàng về tới người mua có thể đối chiếu lại so với cont thực tế, số cont/seal trên B/L, nếu có thông tin nào sai lệch thì thông báo cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận trước.
Kiểm tra số container
Kiểm tra cont sau khi đóng hàng xong
Cuối cùng, kiểm tra tình trạng chốt seal, để đảm bảo rằng hàng hóa không bị mất trong suốt quá trình vận chuyển.
Bước 4: Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, người mua cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì và yêu cầu bên người bán tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó.
Sau khi hàng được đóng xong, trước khi shipper gửi chứng từ chính thức bằng email hoặc gửi chứng từ gốc bằng chuyển phát nhanh về, người mua nên yêu cầu gửi email bản nháp để kiểm tra trước, nếu có sai sót thì điều chỉnh, bổ sung lại cho đến khi nào các thông tin trên các chứng từ khớp với nhau (tên shipper, consignee, cảng đi, cảng đến, tên tàu/số chuyến, tên hàng, hscode,…), lúc đó mới gửi chứng từ chính thức. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
Các chứng từ cơ bản cần có như:
Commercial invoice
Packing list
Bill of lading
Certificate of origin (cần kiểm tra kĩ mã hs của hàng, thông tin trên C/O phải chính xác để được hưởng thuế suất ưu đãi, thường là 0%).
Các chứng từ đặt thù khác như: Fumi, Phyto, Health Certificate, C/Q,…
Tùy trong hợp đồng ngoại thương bạn yêu cầu bộ chứng từ gồm những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu bản mà người mua kiểm tra cho phù hợp.
Bước 5: Người nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, người mua sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc forwarder. Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/đại lý giao nhận.
Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…).
Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges). Nếu nhập hàng thông qua forwarder, người mua đến lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
+ Giấy giới thiệu.
+ Bill gốc.
+ Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)
Hiện nay vì tình hình dịch bệnh căng thẳng, đại lí và cảng sẽ phát hành EDO và QR scan để người nhập khẩu có thể khai thác hàng mà không cần lấy lệnh bản cứng (trừ trường hợp hàng kiểm hóa, hàng quá cảnh, di lý).
Lưu ý: Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,.. anh/chị nên kiểm tra các chi phí kèm theo, cụ thể là cước tàu/hàng không (ocean freight/air freight) và các khoản local charge tại cảng đến, xem đã đúng với báo giá ban đầu chưa. Ngoài những chi phí trên, doanh nghiệp cần phải đóng các phí khác cho cảng như lift on lift off, cơ sở hạ tầng, phí lưu kho lưu bãi (nếu phát sinh).
Bước 6: Khai báo hải quan hàng nhập, mở và thông quan tờ khai
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ ở bước 4 là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Commercial invoice
Packing list
Bill of lading
Certificate of origin
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Hóa đơn cước (nếu có)
Các chứng từ khác.
Chữ kí số của doanh nghiệp
Sau khi truyền tờ khai sẽ nhận được 1 trong 3 kết quả phân luồng sau:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thu vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, người nhập khẩu sẽ tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu.
Tờ khai phân luồng.
Invoice.
Packing list.
Bill of lading.
Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Bước 7: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, người nhập khẩu có thể tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
Bước 8: Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
Rút hàng và trả xe rỗng Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD, lưu ý trả cont rỗng về bãi theo thời gian qui định trên giấy hạ rỗng để tránh phát sinh phí det.
Nhân viên bãi sẽ kiểm tra tình trạng cont rỗng, nếu không có vấn đề gì thì mới được hạ cont, ngược lại nếu cont hư hỏng hoặc dơ thì không cần biết lỗi do đầu xuất hay lỗi do đầu nhập nhưng chủ hàng phải cược 1 khoản phí (phí sửa chữa cont dự kiến) thì mới được hạ.
Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu này đến hãng tàu kiểm tra, xác định mức độ hư hỏng để biết được có được miễn phí tiền sửa chữa, vệ sịnh hay không, hay phải trả 1 số tiền nhất định rồi mới được nhận lại tiền cược cont. Đó cũng là 1 trong những lý do chúng ta nên kiểm tra tình trạng cont rỗng từ đầu xuất trước khi đóng hàng để xác định trách nhiệm chi trả thuộc về ai.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng ít nhất 5 năm để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…sau thông quan.
Trên đây là các bước thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa thông thường. Để được cung cấp thêm thông tin chi tiết về thủ tục nhập khẩu các loại hàng cụ thể khác nhau, bạn đọc vui lòng liên hệ Maxway Vina để được hỗ trợ.
